Gedeeld eigenaarschap: een situatie uit de praktijk

Eigenaarschap is een actueel thema, zeker in de ontwikkeling van zelforganisatie in teams. Daarnaast zijn er maatschappelijk ontwikkelingen gaande naar meer zeggenschap bij de burger, zelfredzaamheid en participatie. Verschillende trends waarbij de fundamentele vraag opnieuw gesteld wordt: ‘wie is er aan zet?’. 

Aanleiding voor deze blog is het overleg van een team waar ik een paar weken geleden bij aanwezig was. Op de agenda stond de evaluatie van de teamtaken. Dit agendapunt was zorgvuldig voorbereid in een overzicht van taken en de namen van de collega’s die deze taak op zich genomen hadden. 

Tijdens de evaluatie kwam er een aantal kritische opmerkingen over de uitvoering van deze taken: 

• Er is te weinig terugkoppeling naar het team.

• Teamleden voelen zich niet betrokken bij besluitvorming binnen een teamtaak.

• Sommige teamtaken worden niet goed genoeg uitgevoerd. 

Van de kant van de ‘eigenaren’ van de teamtaken kwam er ook een aantal kritiekpunten ten aanzien van de betrokkenheid van het team:

• Geen respons op bijvoorbeeld vragen per mail of een enquête.

• Niet achter besluiten staan die binnen teamtaak zijn genomen.

In de bespreking van deze punten bleek het niet zo makkelijk om tot een betere samenwerking te komen. De sfeer was wat gespannen en een aantal teamleden reageerde geërgerd: ‘Ik hoef toch geen input te geven aan de teamtaak van mijn collega, ik heb er niks mee’. Of: ‘ik kan toch niet verantwoordelijk zijn voor alle taken binnen het team…dan kan ik het net zo goed zelf doen.’. 

Na wat doorvragen bleek dat iedereen er blij mee was dat ‘het hoge woord’ er uit was. Wat mij wat verbaasde is dat er eigenlijk niemand was geweest die zelf initiatief had genomen om tussentijds onderling aan collega’s feedback te geven. Dit formele moment van vergaderen was dus een belangrijke voorwaarde om iets bespreekbaar te maken.

Analyse

Mijn vraag aan het team was hoe ze zelf dachten hier het best mee om te gaan. De oplossing die ze naar voren brachten kwam neer op zaken als het beter formuleren van de taakomschrijving, de werkwijze en het zich houden aan de afspraken. Meer van hetzelfde dus: meer woorden geven aan inhoud, procedures, afspraken, … met als te verwachten resultaat ook meer van hetzelfde: meer frustratie en kritiek. 

Op basis van deze reacties leek het mij een goed idee om het ook eens van een andere kant te benaderen. Ik heb het team uitgenodigd om eens opnieuw naar het idee achter teamtaken te kijken. Vanuit het uitgangspunt van gedeeld eigenaarschap: hoe verhouden zich deze teamtaken tot ieders individuele verantwoordelijkheid en belang? Concreet: als de collega de teamtaak ‘roosteren’ niet op orde krijgt ontneemt dat de andere teamleden niet van de verantwoordelijkheid om het zelf wel op orde te hebben. Hiermee is een teamtaak per definitie een gedelegeerde taak van het hele team. En blijft ieder individueel teamlid voor 100% verantwoordelijk voor het realiseren van deze taak. Bij een teamtaak is er dus sprake van gedeeld eigenaarschap. 

Nieuwe afspraken

Hiermee waren de vragen natuurlijk nog niet opgelost. Het gaf wel een nieuwe invalshoek om anders om te gaan met de oorspronkelijke kritiekpunten. Op basis hiervan kwam het team met andere voorstellen voor verbetering. Niet ‘meer van hetzelfde’ in de vorm van nog scherper onderscheiden van ‘wie doet wat’ maar vanuit het opnieuw oppakken van de gezamenlijke verantwoordelijkheid.